Winterthurin Suomi-koulu (myöhemmin tässä tekstissä Suomi-koulu) on sitoutunut suojaamaan toimintaansa osallistuvien yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Suomi-koulun henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat käytännöt. Henkilötieto tarkoittaa tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.
1. Miksi ja mitä tietoja keräämme?
Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn ensisijaisena perusteena on Suomi-koulun toimintaan osallistuminen oppilaana, huoltajana, työntekijänä, luottamushenkilönä, lahjoittajana tai muilla tavoin. Saamme henkilötietojasi pääasiassa silloin, kun annat itse tietosi mm. oppilaaksi ilmoittautuessa. Tämän lisäksi henkilötietoja syntyy ja tallentuu esimerkiksi oppilaiden oppilaana oloaikana (mm. läsnäolo- ja arvosanatiedot). Suostumus henkilötietojen keräämiseen on edellytyksenä ilmoittautumiselle. Seuraava suostumuksen antava lauseke on ilmoittautumislomakkeen yhteydessä: Lähettämällä lomakkeen annat Winterthurin Suomi-koululle luvan kerätä lomakkeella ilmoittamasi tiedot henkilörekisteriä varten. Tietosuojaseloste on luettavissa kokonaisuudessaan täällä. (linkki)
Käytämme kerättyjä tietoja mm. toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja viestintään. Tietoja voidaan käyttää myös Suomi-koulun jäsenkannan sekä toiminnan kartoittamiseen esim. rahoitusavustuksen hakemisen tai toimintakertomuksen kirjoittamisen yhteydessä.
1.1 Mitä tietoa keräämme?
Suomi-koulu voi kerätä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Henkilön suhde Suomi-kouluun määrittää, minkälaista tietoa kerätään. Henkilötietojasi voidaan kerätä muun muassa oppilaaksi ilmoittautumisen yhteydessä sekä oppilaana oloaikana, työsuhteen ja johtokunnan toimikauden aikana, tehdessäsi lahjoituksen tai osallistuessasi erilaisiin yhdistyksen järjestämiin tilaisuuksiin. Saatamme kerätä eri yhteyksissä seuraavia tietoja:
– Nimi ja syntymäaika
– Yhteystiedot
– Lapseen liittyviä yksilöllisiä tietoja, kuten yhteys Suomeen, paikallinen päiväkoti/koulu/luokka, oppimisen tuki, allergiat, opetuskieli
– Luvat ja suostumukset
– Läsnäolo- ja arvosanatiedot
– Huoltajan/huoltajien ja mahdollisesti muun yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite sekä tietoja yhteyshenkilön suhteesta oppilaaseen ja asiointikielestä
– Opettajien nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulutus, mitä luokkia opettanut ja milloin, merkintä tarkistetuista rikosrekisteriotteista, kopio työsopimuksesta ja työtodistuksesta sekä palkanmaksua tarvittavat tiedot
– Johtokunnan jäsenten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja tehtävät
– Kannattajajäsenen nimi ja sähköpostiosoite
1.2 Miksi keräämme tietoja?
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi alla määriteltyihin yhteen tai useampaan käyttötarkoitukseen liittyen:
Opetukseen ja muuhun toimintaan osallistuminen
Suomi-koulu kerää pääasiallisesti henkilötietoja niiltä, jotka osallistuvat yhdistyksen järjestämään opetustoimintaan tai muuhun toimintaan. Käytämme kerättyjä tietoja pääasiassa opetustoiminnan suunnitteluun ja järjestämiseen sekä koulun toimintaan liittyvään viestintään.
Markkinointi ja viestintä
Henkilötietoja voidaan käyttää Suomi-koulun markkinointiin ja viestintään, esimerkiksi lähettääksemme tapahtumia koskevia ilmoituksia ja ollaksemme yhteydessä toimintaamme liittyen.
2. Tietojen käsittelyn laillinen perusta ja vastuu henkilötiedoista
Suomi-koulu tietojen käsittelijänä
Käsittelemme henkilötietoja yksinomaan rekisterinpitäjän määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
Suomi-koulu rekisterinpitäjänä
Henkilötietojen keräämisen ja rekisterin ylläpitämisen tarkoituksena on Suomi-koulun toiminnan suunnittelu, järjestäminen ja kehittäminen sekä mahdollistaa sujuva viestiminen. Mikäli käsittelemme tietoja muuhun käyttötarkoitukseen, pyydämme erillisen suostumuksen. Laki velvoittaa lisäksi säilyttämään kirjanpitotarkoituksiin liittyviä tietoja.
3. Kuka pääsee käsiksi henkilötietoihisi?
Suomi-koulu käsittelee henkilötietoja huolellisesti. Rekisterin tiedot sijaitsevat sähköisellä palvelimella, johon pääsy on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Henkilötietoihin pääsy rajataan vain niille henkilöille, jotka tehtävänsä puolesta tarvitsevat kyseisiä henkilötietoja johonkin tietosuojaselosteessa mainittuun tarkoitukseen. Suomi-koulu käyttää tarpeellisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistaminen.
Suomi-koulu ei lähtökohtaisesti myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi Suomi-koulun ulkopuolelle. Suomi-koulu voi kuitenkin luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolelle seuraavissa tilanteissa:
Suostumuksesi
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa ainoastaan erikseen pyydettävällä suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen.
Ulkopuoliset palveluntarjoajat
Suomi-koulu saattaa käyttää palveluntarjoajia toimintansa toteuttamiseen tarvittaviin tukitoimiin, kuten tekniseen ylläpitoon, rekisteritietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, viestintään tai erilaisten hankkeiden toteuttamiseen. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Suomi-koulun valitsemille palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Suomi-koulun toiminnan toteuttamiseen ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.
Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin ja Suomi-koulun määrittämiin tarkoituksiin. Suomi-koulu velvoittaa heidät pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.
Kansainväliset tietojen siirrot
Suomi-koulu pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietosi ensisijaisesti Sveitsissä tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluja hyödyntäen. Mikäli henkilötietojasi käsitellään jossakin muussa maassa huolehtii Suomi-koulu tällöinkin henkilötietojesi suojan riittävästä tasosta mm. sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen ja muutenkin siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
Tutkimuskäyttö
Saatamme joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että kyseiset tiedot on ensin muutettu sellaiseen muotoon, josta yksittäiset henkilöt eivät ole enää tunnistettavissa.
Pakottavan lainsäädännön edellyttämät luovutukset
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti, esim. kirjanpitovelvollisuus.
Toiminnan järjestämisen kannalta välttämättömät luovutukset
Suomi-koulun toiminnan kannalta on välttämätöntä luovuttaa joitakin tietoja oppilaista (nimi, syntymäaika, yhteys Suomeen), opettajista (nimi, koulutus, sähköpostiosoite) ja johtokunnasta (nimi, tehtävä, sähköpostiosoite) Suomi-Seuralle Suomen valtion valtionavustuksen saamiseksi. Zürichin kantonin opetusviranomaisille tulee puolestaan luovuttaa opettajien nimi- ja yhteystiedot.
4. Miten kauan säilytämme henkilötietoja?
Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on perusteltua. Kun joidenkin henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, poistamme henkilötiedot.
Lapset/perheet
Lukuvuoden päättyessä lapsen terveyttä ja erityistarpeita koskevat tiedot poistetaan, mikäli tietoja ei tarvita seuraavan lukuvuoden opetuksen järjestämistä varten. Läsnäolotietoja ja arvosanatietoja säilytetään seuraavan lukuvuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan. Lapsen lopettaessa Suomi-koulussa poistetaan muut tiedot, mutta läsnäolotietoja ja arvosanatietoja säilytetään vielä seuraavan lukuvuoden ajan, minkä jälkeen ne poistetaan. Perheiden tiedot (lapsen ja huoltajan nimi sekä lukuvuosi, milloin lapsi osallistunut Winterthurin Suomi-koulun opetukseen) kerätään opintonsa päättäneiden rekisteriin. Näitä tietoja säilytetään toistaiseksi.
Opettajat
Opettajien tietoja säilytetään toistaiseksi
Johtokunta
Toimikauden jälkeen säilytetään nimi, tieto tehtävistä sekä johtokunnassa toimimisen ajankohta.
Kannattajajäsen
Tietoja säilytetään niin kauan kuin kannattajajäsenyys jatkuu (kannatusmaksun maksaminen), minkä jälkeen tiedot poistetaan.
Tapahtuman osallistuja
Tietoja säilytetään niin kauan kuin tapahtuman järjestämisen kannalta on tarpeellista, minkä jälkeen tiedot poistetaan.
Koska kaikki tiedot eivät poistu automaattisesti, tulee käyttäjän itse olla kirjallisesti yhteydessä Suomi-kouluun halutessaan kaikki tietonsa poistettavaksi.
5. Miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn?
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot (paperituloste) ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Huomioithan, että voimme tietoturvasyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.
On rekisteröidyn vastuulla päivittää antamansa henkilötiedot, mikäli niissä tapahtuu esim. lukuvuoden aikana muutoksia.
Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä Winterthurin Suomi-koulun johtajaan (info@win-suomikoulu.ch).
6. Voiko tätä tietosuojalauseketta muuttaa?
Varaamme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Tietosuojaselosteen päivityspäivämäärät löytyvät alta. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.
Tämä tietosuojaseloste julkaistiin 10.3.2019.
Tietosuojaselostetta päivitetty:
25.2.2020
28.2.2023
30.6.2023
7. Miten voit olla yhteydessä meihin?
Winterthurin Suomi-koulun johtajan tavoittaa sähköpostitse: info@win-suomikoulu.ch.