Winterthurin Suomi-koulun henkilörekisterin tietosuojaseloste

Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntöämme EU:n tietosuoja-asetuksen (General Data Protection Regulation GDPR, EU 2016/679) sekä muiden soveltuvien lakien asettamien vaatimusten mukaisesti.

Winterthurin Suomi-koulu (myöhemmin tässä tekstissä Suomi-koulu) on sitoutunut suojaamaan toimintaansa osallistuvien yksityisyyttä ja noudattaa toiminnassaan tietosuoja- ja muita lakeja sekä hyviä tietosuojakäytäntöjä. Tämä tietosuojaseloste kuvaa Suomi-koulun henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä koskevat käytännöt. Henkilötieto tarkoittaa tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.

1. Miksi ja mitä tietoja keräämme?

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn ensisijaisena perusteena on Suomi-koulun toimintaan osallistuminen jäsenenä, luottamushenkilönä, lahjoittajana tai muilla tavoin esim. työsuhteessa. Saamme henkilötietojasi, kun annat itse tietosi mm. oppilaaksi ilmoittautuessa. Suostumus tietojen keräämiseen on edellytyksenä ilmoittautumiselle. Seuraava suostumuksen antava lauseke on ilmoittautumislomakkeen yhteydessä: Lähettämällä lomakkeen annat Winterthurin Suomi-koululle luvan kerätä lomakkeella ilmoittamasi tiedot henkilörekisteriä varten. Tietosuojaseloste on luettavissa kokonaisuudessaan täällä. (linkki)

Käytämme antamiasi tietoja mm. toiminnan suunnitteluun, järjestämiseen ja viestintään. Tietoja voidaan käyttää Suomi-koulun jäsenkannan sekä toiminnan kartoittamiseen esim. rahoitusavustuksen hakemisen tai toimintakertomuksen kirjoittamisen yhteydessä.

1.1 Mitä tietoa keräämme?

Suomi-koulu voi kerätä tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja. Henkilön suhde Suomi-kouluun määrittää, minkälaista tietoa kerätään.

Henkilötietojasi voidaan kerätä ilmoittautuessasi Suomi-koulun oppilaaksi, tehdessäsi lahjoituksen tai osallistuessasi erilaisiin yhdistyksen järjestämiin tilaisuuksiin. Saatamme kerätä eri yhteyksissä seuraavia tietoja:

Nimi ja syntymäaika
– Huoltajan/huoltajien sekä mahdollisesti muun yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja muita yhteystietoja
– Lapseen liittyviä yksilöllisiä tietoja, kuten yhteys Suomeen, päiväkoti/koulu/luokka, oppimisen tuki, allergiat, rokotukset (muokattu 2/2020)
– Luvat, suostumukset ja tietoja opetus- tai asiointikielestä
– Opettajien koulutus- ja työtausta

1.2 Miksi keräämme tietoja?

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi alla määriteltyihin yhteen tai useampaan käyttötarkoitukseen liittyen:

Opetukseen ja muuhun toimintaan osallistuminen
Suomi-koulu kerää pääasiallisesti henkilötietoja niiltä, jotka osallistuvat yhdistyksen järjestämään opetustoimintaan tai muuhun toimintaan.

Markkinointi ja viestintä
Henkilötietoja voidaan käyttää Suomi-koulun markkinointiin ja viestintään, esimerkiksi lähettääksemme tapahtumia koskevia ilmoituksia ja ollaksemme yhteydessä toimintaamme liittyen.

2. Tietojen käsittelyn laillinen perusta ja vastuu henkilötiedoista

Suomi-koulu tietojen käsittelijänä
Käsittelemme henkilötietoja yksinomaan rekisterinpitäjän määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.

Suomi-koulu rekisterinpitäjänä
Henkilötietojen keräämisen ja rekisterin ylläpitämisen tarkoituksena on organisoida sekä parantaa toimintaa sekä mahdollistaa sujuva viestiminen. Mikäli käsittelemme tietoja muuhun käyttötarkoitukseen, pyydämme erillisen suostumuksen. Laki velvoittaa lisäksi säilyttämään kirjanpitotarkoituksiin liittyviä tietoja.

3. Kuka pääsee käsiksi henkilötietoihisi?

Suomi-koulu käsittelee henkilötietoja huolellisesti. Rekisterin tiedot sijaitsevat palvelimella, johon pääsy on suojattu henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Rekisterin tarkastelusta jää jälki. Henkilötietoihin pääsy rajataan vain niille henkilöille, jotka tehtävänsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja johonkin tietosuojaselosteessa mainittuun tarkoitukseen. Suomi-koulu käyttää tarpeellisia teknisiä tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien ja salaustekniikoiden käyttö, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistaminen.

Suomi-koulu ei lähtökohtaisesti myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi Suomi-koulun ulkopuolelle. Suomi-koulu voi kuitenkin luovuttaa henkilötietojasi ulkopuolelle seuraavissa tilanteissa:

Suostumuksesi
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa ainoastaan erikseen pyydettävällä suostumuksellasi esimerkiksi kolmannen osapuolen tarjoamaan palveluun liittyen. (muokattu 2/2020)

Ulkopuoliset palveluntarjoajat
Suomi-koulu saattaa käyttää palveluntarjoajia toimintansa toteuttamiseen tarvittaviin tukitoimiin, kuten tekniseen ylläpitoon, rekisteritietojen hallinnointiin ja analysointiin, tutkimuksiin, viestintään tai erilaisten hankkeiden toteuttamiseen. Henkilötietojasi voidaan luovuttaa Suomi-koulun valitsemille palveluntarjoajille vain siinä määrin, kun ne osallistuvat Suomi-koulun toiminnan toteuttamiseen ja tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseen.

Tällaiset kolmannet osapuolet eivät saa käyttää tietojasi mihinkään muuhun, kuin tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin ja Suomi-koulun määrittämiin tarkoituksiin. Suomi-koulu velvoittaa heidät pitämään tietosi salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti riittävästä tietoturvan tasosta henkilötietojesi suojaamiseksi.

Kansainväliset tietojen siirrot
Suomi-koulu pyrkii toteuttamaan palvelut ja käsittelemään henkilötietosi ensisijaisesti Sveitsissä tai ETA-alueella sijaitsevia toimijoita ja palveluja hyödyntäen. Mikäli henkilötietojasi käsitellään jossakin muussa maassa huolehtii Suomi-koulu tällöinkin henkilötietojesi suojan riittävästä tasosta mm. sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla, esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen ja muutenkin siten, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Tutkimuskäyttö
Saatamme joissakin tapauksissa luovuttaa tietoja tieteellistä tai muuta tutkimusta varten edellyttäen, että kyseiset tiedot on ensin muutettu sellaiseen muotoon, josta yksittäiset henkilöt eivät ole enää tunnistettavissa.

Pakottavan lainsäädännön edellyttämät luovutukset
Henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti, esim. kirjanpitovelvollisuus.

4. Miten kauan säilytämme henkilötietoja?

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on perusteltua. Kun joidenkin henkilötietojen käsittelyperuste on päättynyt, poistamme henkilötiedot. Tällaisia tietoja ovat oppilaiden arvosanatiedot, jotka säilytetään seuraavan lukukauden ajan. Oppilaiden yksilölliset tiedot erityistarpeista tai allergioista poistuvat järjestelmästä lukuvuoden päättyessä. Vaikka suhde rekisteröidyn ja Suomi-koulun välillä päättyy, jää rekisteröidystä edelleen merkintä opintonsa päättäneiden oppilaiden rekisteriin (lapsen nimi, huoltajan nimi, osoite). Suomi-koulussa työskennelleiden opettajien kaikki työsuhteeseen liittyvät tiedot säilytetään työsuhteen päättymisen  jälkeen. Kannattajajäsenten yhteystiedot säilytetään niin kauan kuin kannattajajäsenyys jatkuu, minkä jälkeen tiedot poistetaan rekisteristä. Koska kaikki tiedot eivät poistu automaattisesti, tulee käyttäjän itse olla kirjallisesti yhteydessä Suomi-kouluun halutessaan kaikki tietonsa poistettavaksi. (muokattu 2/2020)

5. Miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn?

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot (paperituloste) ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Huomioithan, että voimme tietoturvasyistä joutua varmistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi täyttämistä.

On rekisteröidyn vastuulla päivittää antamansa henkilötiedot, mikäli niissä tapahtuu esim. lukuvuoden aikana muutoksia.

Tietosuojaa koskevissa asioissa voit olla yhteydessä Winterthurin Suomi-koulun johtajaan (info@win-suomikoulu.ch).

6. Voiko tätä tietosuojalauseketta muuttaa?

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

Tämä tietosuojaseloste julkaistiin 10.3.2019. Tietosuojaselostetta päivitetty 25.2.2020.

7. Miten voit olla yhteydessä meihin?

Winterthurin Suomi-koulun johtajan tavoittaa sähköpostitse: info@win-suomikoulu.ch.